Toute entreprise finit par se poser cette question, généralement lorsqu'un processus devient suffisamment pénible pour qu'on s'en aperçoive. La vérité, c'est que la plupart des entreprises n'ont pas besoin de logiciels sur mesure pour la majorité de leurs activités. La comptabilité, le marketing par e-mail et la gestion de projet standard sont parfaitement gérés par les outils existants, et il est rarement judicieux de payer pour les recréer.
Le signal auquel il faut prêter attention n'est pas la frustration liée à un outil, mais la manière dont votre équipe a contourné le problème. Si vos employés exportent des données d'un système et les ressaisissent manuellement dans un autre chaque semaine, il ne s'agit pas d'un simple désagrément. C'est un processus qui repose sur l'intervention humaine et qu'un petit logiciel pourrait automatiser sans erreur.
Un autre signe courant est un tableur qui est devenu, sans le savoir, un système d'information clé. Ce qui n'était au départ qu'une simple liste s'est enrichi d'une douzaine d'onglets et de quelques macros, et maintenant, trois personnes dépendent de son bon fonctionnement, même si personne ne se souvient précisément du fonctionnement de chaque formule. C'est cette fragilité, et non le tableur lui-même, qui pose réellement problème.
Les processus d'approbation constituent un troisième point à surveiller. Si une demande doit transiter par courriel, document partagé et suivi verbal avant de pouvoir être traitée, les décisions sont ralenties et tout contrôle ultérieur s'avère complexe. Un simple outil interne de suivi de l'état d'avancement et des responsabilités permet souvent de résoudre ce problème de manière plus fiable que de demander aux employés d'être plus organisés. Aucune de ces situations ne nécessite une intervention immédiate. L'important est de reconnaître que le coût de la solution de contournement actuelle n'est pas nul, même s'il n'a pas été chiffré. Dès lors que ce coût dépasse nettement celui d'une solution sur mesure, le développement d'un logiciel personnalisé cesse d'être une simple option et devient une nécessité pratique.