Jedes Unternehmen stellt sich irgendwann diese Frage, meist nachdem ein Prozess so umständlich geworden ist, dass es auffällt. Die ehrliche Antwort lautet: Die meisten Unternehmen benötigen für den Großteil ihrer Tätigkeiten keine individuelle Software. Buchhaltung, E-Mail-Marketing und Standard-Projektmanagement lassen sich mit bestehenden Tools gut bewältigen, und die Entwicklung neuer Tools ist selten sinnvoll.
Das entscheidende Signal ist nicht die Frustration mit einem Tool, sondern die Art der Workarounds, die Ihr Team dafür entwickelt hat. Wenn Mitarbeiter jede Woche Daten aus einem System exportieren und manuell in ein anderes eingeben müssen, ist das keine Kleinigkeit. Es ist ein Prozess, der menschliche Arbeitskraft erfordert und den eine kleine Software automatisch und fehlerfrei erledigen könnte.
Ein weiteres häufiges Signal ist eine Tabellenkalkulation, die sich still und leise zu einem vollwertigen Geschäftssystem entwickelt hat. Sie begann als einfache Liste, erhielt ein Dutzend Tabellenblätter und einige Makros, und nun sind drei Personen darauf angewiesen, dass sie einwandfrei funktioniert, obwohl sich niemand mehr genau an die Funktionsweise jeder einzelnen Formel erinnert. Diese Anfälligkeit, nicht die Tabellenkalkulation selbst, ist das eigentliche Problem.
Genehmigungsprozesse sind ein dritter Bereich, den man im Auge behalten sollte. Wenn eine Anfrage erst per E-Mail, über ein gemeinsames Dokument und ein mündliches Nachfragen bearbeitet werden muss, verlangsamen sich Entscheidungen und Nachvollziehbarkeit wird erschwert. Ein kleines internes Tool zur Status- und Zuständigkeitsverfolgung löst dieses Problem oft zuverlässiger, als von den Mitarbeitern mehr Organisation zu fordern.
Keine dieser Situationen muss sofort gelöst werden. Wichtig ist die Erkenntnis, dass die Kosten der aktuellen Behelfslösung nicht null sind, auch wenn sie noch nicht beziffert wurden. Sobald diese Kosten deutlich höher sind als die Kosten einer maßgeschneiderten Lösung, ist individuelle Software nicht mehr nur eine nette Idee, sondern eine notwendige Entscheidung.