Jinsi ya Kujenga Mfumo wa Kuhifadhi Nafasi Mtandaoni kwa Kliniki: Vipengele, Gharama na Mitego

Kwa kliniki nyingi, simu bado ndiyo kifaa chenye shughuli nyingi zaidi. Wagonjwa hupiga simu ili kuweka nafasi, kubadilisha, kughairi na kuuliza kama wana miadi kabisa. Wafanyakazi wa mapokezi hutumia saa nyingi wakichanganya shajara huku foleni ya simu zisizojibiwa ikiongezeka. Wakati huo huo wagonjwa, ambao huweka nafasi karibu kila kitu kingine mtandaoni, wanatarajia kuweza kuweka nafasi ya huduma yao baada ya dakika moja kutoka kwa simu zao.

Mfumo wa kuweka nafasi mtandaoni unaweza kutatua matatizo yote mawili, lakini tu ikiwa umejengwa kulingana na jinsi kliniki inavyofanya kazi kweli. Programu-jalizi ya kalenda ya jumla ni rahisi kusakinisha na kwa kushangaza ni vigumu kuishi nayo: haijui kwamba Dkt. Rahman hufanya kazi Jumanne asubuhi tu katika tawi moja, kwamba mashauriano ya kwanza huchukua dakika arobaini huku ufuatiliaji ukichukua ishirini, au kwamba baadhi ya matibabu yanahitaji chumba maalum. Mwongozo huu unapitia kile ambacho mfumo mzuri wa kuweka nafasi ya kliniki unajumuisha, maamuzi ya kufanya, mambo ya kuzingatia kuhusu faragha, gharama za kawaida na mitego ya kuepuka. Unakamilisha ukurasa wetu kuhusu uundaji wa programu ya afya.

Anza na matatizo unayotaka kutatua

Kabla ya vipengele, fafanua malengo. Kliniki kwa kawaida hutaka mchanganyiko wa:

• Simu chache kwa ajili ya kuweka nafasi za kawaida na kupanga upya ratiba.
• Miadi michache iliyokosa. Vikumbusho hupunguza kutoonekana.
• Matumizi bora ya muda wa wataalamu. Shajara kamili na mapengo machache.
• Uzoefu laini wa mgonjwa. Kuweka nafasi saa yoyote, kutoka kwa kifaa chochote.
• Msimamizi mdogo. Taarifa zilizonaswa mara moja, hazijaandikwa upya.
• Nambari zilizo wazi. Kuweka nafasi, kughairi na matumizi katika sehemu moja.

Zipange. Umbo mbili au tatu za juu ambazo vipengele vinafaa katika toleo la kwanza.

Vipengele muhimu

Kwa wagonjwa

• Mtiririko rahisi wa kuweka nafasi. Chagua huduma, mtaalamu au "yoyote inayopatikana", chagua wakati na uthibitishe, kwa hatua chache iwezekanavyo.
• Upatikanaji wa wakati halisi. Nafasi halali pekee ndizo zinazoonyeshwa, kwa hivyo kuweka nafasi mara mbili haiwezekani.
• Wagonjwa wapya na wanaorudi. Kusanya taarifa tofauti kwa ziara za kwanza.
• Uthibitisho na vikumbusho. Kwa barua pepe, SMS au programu za kutuma ujumbe, pamoja na viungo rahisi vya kupanga upya na kughairi.
• Muundo unaofaa simu. Wagonjwa wengi wataweka nafasi kutoka kwa simu.
• Inapatikana na inaeleweka. Lugha rahisi, maandishi yanayosomeka na usaidizi kwa watumiaji wazee au wasio na ujuzi wa hali ya juu.
• Malipo ya hiari mtandaoni au amana, ambapo kliniki inawatoza.

Kwa mapokezi na wafanyakazi

• Shajara ya moja kwa moja inayoonyesha wataalamu wote, vyumba na matawi.
• Uwekaji nafasi kwa mikono kwa wagonjwa wa simu na wanaoingia, kwa kutumia sheria zile zile.
• Mabadiliko rahisi: kuhamisha, kughairi na kuweka nafasi upya kwa mibofyo michache.
• Utafutaji wa mgonjwa na muhtasari wa ziara zilizopita na zijazo.
• Vidokezo vilivyoambatanishwa na miadi.
• Orodha ya kusubiri, ili nafasi zilizoghairiwa ziweze kutolewa haraka.
• Majukumu na ruhusa, ili kila mtu aone anachohitaji.

Kwa mameneja

• Ripoti: kuweka nafasi, kughairi, kutoonekana, nyakati zenye shughuli nyingi, mapato kwa huduma.
• Ratiba za mtaalamu: saa za kazi, likizo, mapumziko na vighairi.
• Usanidi wa huduma: muda, bei, vyumba na vifaa.
• Historia ya ukaguzi: ni nani aliyebadilisha nini na lini.

Sheria za kupanga ratiba: ambapo ugumu unaishi

Skrini ya kuweka nafasi ndiyo sehemu rahisi. Sheria zilizo nyuma yake ni pale ambapo mifumo ya kliniki inafanikiwa au inashindwa. Kusanya hizi kutoka kwa timu yako mapema.

• Aina na muda wa miadi. Mashauriano ya kwanza, ufuatiliaji na utaratibu kila moja huchukua muda tofauti.
• Vifaa vya kuwekea vikwazo. Muda kati ya miadi ya maelezo, usafi au maandalizi.
• Upatikanaji wa mtaalamu. Saa za kawaida, siku za kila tawi, likizo na mabadiliko ya mara moja.
• Vyumba na vifaa. Baadhi ya matibabu yanahitaji chumba au kifaa maalum ambacho mgonjwa mmoja tu anaweza kutumia kwa wakati mmoja.
• Kuweka nafasi madirishani. Jinsi wagonjwa wanaweza kuweka nafasi mbali, na notisi fupi zaidi inaruhusiwa.
• Sheria za kughairi. Kughairi bila malipo hadi lini, na ada au mipaka baadaye.
• Idhini. Ikiwa baadhi ya nafasi zinahitaji uthibitisho wa wafanyakazi badala ya kukubalika papo hapo.
• Huduma nyingi katika ziara moja. Kwa mfano, mashauriano yanayofuatwa na skanisho.
• Miadi ya kikundi au ya mara kwa mara. Kozi za tiba, madarasa au matibabu ya kawaida.
• Sheria za rufaa au ustahiki. Baadhi ya huduma zinaweza kupatikana kwa wagonjwa fulani pekee.

Andika hizi kama sentensi rahisi. Huwa kiini cha vipimo, na unaweza kutumia mbinu katika jinsi ya kuandika hati ya mahitaji ya programu ili kuzipanga.

Vikumbusho na ufuatiliaji

Vikumbusho ndivyo thamani kubwa ya vitendo inavyotoka. Ujumbe ulio wazi na uliopangwa vizuri hupunguza miadi iliyokosa na kuokoa pesa za kliniki.

• Muda. Kawaida siku moja au mbili kabla, wakati mwingine tena saa chache kabla.
• Channel. Programu za barua pepe, SMS au ujumbe, kulingana na kile wagonjwa hutumia.
• Maudhui. Tarehe, saa, mtaalamu, eneo, cha kuleta na kiungo cha kupanga upya au kughairi.
• Njia mbili. Waache wagonjwa wathibitishe au kughairi kwa kubofya mara moja.
• Ufuatiliaji. Baada ya ziara, ujumbe wenye taarifa za utunzaji wa baada ya huduma au ombi la kuweka miadi ijayo.

SMS na baadhi ya njia za ujumbe hugharimu gharama za kila ujumbe, ambazo ziko katika bajeti inayoendelea.

Ulinzi wa faragha na data

Taarifa zinazohusiana na afya ni nyeti, na sheria zinazoisimamia hutegemea nchi yako na aina ya huduma unayotoa. RuhaniSoft ni kampuni ya programu, si mshauri wa kisheria, kwa hivyo tunapendekeza uthibitishe majukumu yako na mshauri aliyehitimu, na ubuni mfumo ili kuyatimiza.

Kiutendaji, muundo mzuri unajumuisha:

• Ufikiaji unaotegemea majukumu. Mapokezi, wataalamu na mameneja huona tu kile kazi yao inahitaji.
• Upunguzaji wa data. Kusanya tu kile unachohitaji kwa ajili ya kuweka nafasi. Maelezo ya kliniki yanaweza kuwa katika mfumo tofauti, uliolindwa zaidi.
• Usimbaji fiche wakati wa usafiri na wakati wa mapumziko.
• Njia za ukaguzi kurekodi ni nani aliyetazama au kubadilisha taarifa.
• Uhifadhi salama na nakala rudufu za kawaida.
• Ilani za ridhaa na faragha ambazo ni wazi kwa wagonjwa.
• Ujumbe makini. Vikumbusho vinapaswa kuepuka kufichua maelezo nyeti katika ujumbe mfupi.
• Sheria za uhifadhi. Kufuta au kutokutambulisha data wakati haihitajiki tena.

Kuza mada hizi mwanzoni. Kurekebisha faragha baadaye ni ghali zaidi kuliko kuibuni.

Ujumuishaji

Mfumo wa kuweka nafasi mara chache huishi peke yake. Amua mapema kile ambacho lazima kiunganishwe nacho.

• Rekodi za wagonjwa au programu ya usimamizi wa mazoezi. Kushiriki maelezo ya mgonjwa na miadi.
• Malipo. Malipo ya kadi au amana kupitia mtoa huduma wa malipo.
• Kalenda. Sawazisha na kalenda za wataalamu wenyewe.
• Ujumbe. Watoa huduma za barua pepe na SMS.
• Uhasibu. Ankara na malipo kwenye kifaa chako cha uhasibu.
• Telehealth. Viungo vya mashauriano ya video kwa miadi ya mbali.
• Tovuti. Fomu ya kuweka nafasi iliyopachikwa kwenye tovuti na chapa yako mwenyewe.

Kila muunganisho huongeza kazi na matengenezo yanayoendelea, kwa hivyo tenganisha zile muhimu kutoka kwa za kupendeza. Ikiwa mifumo iliyounganishwa inatoa API huamua kinachofaa.

Mtandao, simu ya mkononi au zote mbili?

Kwa kliniki nyingi, mfumo wa kuweka nafasi mtandaoni unaoitikia ndio mahali pazuri pa kuanzia. Wagonjwa hawahitaji kusakinisha chochote, hufanya kazi kwenye kila kifaa na masasisho ni ya papo hapo. Programu ya simu huongeza thamani baadaye ikiwa unataka arifa za kusukuma, lango la mgonjwa na matumizi ya kurudia. Maelewano yanaelezwa katika [programu ya wavuti dhidi ya programu ya simu dhidi ya programu ya eneo-kazi] (blogu/programu-ya-web-vs-app-ya-mobile-vs-desktop-app), na ukurasa wetu wa [development app ya simu] (mobile-app-development.php) unashughulikia programu unapozihitaji.

Shajara inayowakabili wafanyakazi ni bora zaidi kama programu ya wavuti inayotumika kwenye kompyuta na kompyuta kibao za mapokezi.

Jenga, nunua au sanidi?

Je, kuna mifumo ya kuweka nafasi iliyotengenezwa tayari na inafaa hali rahisi: eneo moja, wataalamu wachache na aina za kawaida za miadi. Huanza haraka na huwa na ada za kila mwezi.

Mfumo maalum unakuwa wa kuvutia wakati:

• Sheria ni ngumu, zenye matawi kadhaa, vyumba na aina tofauti za miadi.
• Unahitaji ujumuishaji na mfumo wako wa rekodi au mtiririko wa kazi.
• Chapa na uzoefu wa mgonjwa ni muhimu na templeti huhisi kuwa na kikomo.
• Ada za kila mtumiaji au kwa kila nafasi zinaongezeka kwa wataalamu wengi.
• Unataka kumiliki data na ramani ya barabara.

Makala yetu kuhusu [programu maalum dhidi ya programu ya nje ya rafu](blogu/programu- maalum- dhidi ya programu- ya nje ya rafu) yanaweka mfumo wa kuamua. Njia ya kati inayofaa ni kuanza na zana iliyotengenezwa tayari na kujenga vipande maalum kuzunguka pale tu inapopungukiwa.

Inagharimu nini?

Upeo ni mpana kwa sababu kliniki hutofautiana. Kama mwongozo wa upangaji mgumu wa mfumo maalum, unaotegemea wavuti uliojengwa na timu ndogo ya wazee:

Hizi ni safu za kiashiria, sio nukuu. Vichocheo vikuu vya gharama ni ugumu wa sheria za upangaji ratiba, idadi ya ujumuishaji, mahitaji ya faragha na ikiwa programu ya simu imejumuishwa. Tazama mwongozo wetu wa gharama ya programu ya wavuti na mwongozo wetu wa gharama ya programu maalum kwa jinsi mambo haya yanavyounda bajeti.

Gharama za uendeshaji ni pamoja na mwenyeji, ujumbe mfupi na barua pepe, ada za malipo na matengenezo, kwa kawaida asilimia 15 hadi 20 ya gharama ya ujenzi kwa mwaka; Tunaeleza kwa nini katika gharama za matengenezo ya programu.

Njia nzuri ya kuijenga

1. Panga mchakato wa sasa. Tazama siku yenye shughuli nyingi kwenye mapokezi na uangalie mahali ambapo muda unapotea.
2. Fafanua toleo la kwanza. Kwa kawaida huweka nafasi mtandaoni kwa aina za miadi za kawaida, vikumbusho na shajara ya wafanyakazi.
3. Ubunifu kwa wagonjwa na wafanyakazi tofauti. Makundi yote mawili yanahitaji safari ambazo huhisi rahisi.
4. Jenga kwa hatua. Anza na mtaalamu mmoja au tawi, jifunze kisha upanue.
5. Rubani na watumiaji halisi. Mapokezi na wagonjwa wachache wanapaswa kupima kabla ya kuanza kazi kamili.
6. Fundisha timu. Uasili huamua matokeo.
7. Pima. Fuatilia nafasi, kutoonyeshwa na kiasi cha simu.

Mbinu hii ya hatua kwa hatua inaakisi kile tunachopendekeza kwa toleo lolote la kwanza, kama ilivyoelezwa katika what is MVP.

Mitego ya kawaida

• Kupuuza sheria halisi za ratiba. Mfumo ambao hauwezi kuelezea jinsi kliniki inavyofanya kazi utapuuzwa.
• Kubuni kwa wagonjwa pekee. Ikiwa wafanyakazi wanaona ni polepole kuliko karatasi, itashindwa.
• Hatua nyingi sana za kuweka nafasi. Kila skrini ya ziada inapoteza wagonjwa.
• Hakuna mpango wa kuweka nafasi kwa simu na kuingia. Lazima watumie shajara moja.
• Vikumbusho dhaifu. Ujumbe usio sahihi au usioeleweka hupoteza faida kuu.
• Kupuuza ufikiaji. Watumiaji wazee na wasio na ujasiri wanahitaji skrini wazi na rahisi.
• Kupuuza faragha. Taarifa nyeti inahitaji muundo sahihi, sio wazo la baadaye.
• Hakuna kuripoti. Bila data, Huwezi kuboresha.
• Kuzindua kila mahali kwa wakati mmoja. Anza kidogo na ujifunze.
• Kusahau usaidizi unaoendelea. Wafanyakazi na wagonjwa watahitaji msaada baada ya uzinduzi.

Maswali ya kujibu kabla ya kuanza

• Je, ni wataalamu wangapi, vyumba na maeneo yapi yanayohusika?
• Ni aina gani za miadi na muda gani zipo?
• Wagonjwa huweka nafasi vipi leo, na ni nini kinachowakatisha tamaa?
• Ni mifumo gani ambayo mfumo wa kuweka nafasi unapaswa kuunganishwa nayo?
• Ni sheria gani za faragha zinazotumika kwetu?
• Ni vikumbusho gani tunataka kutuma, na kupitia njia zipi?
• Je, wagonjwa watalipa mtandaoni?
• Ni nani atakayesimamia mfumo siku hadi siku?
• Mafanikio yangekuwaje baada ya miezi mitatu?

Mawazo ya mwisho

Mifumo bora ya kuweka nafasi kliniki haionekani kabisa. Wagonjwa huweka nafasi baada ya dakika moja, mapokezi huona shajara kamili na sahihi, vikumbusho hupunguza kutoonekana, na hakuna mtu anayefikiria kuhusu programu hata kidogo. Kufika huko kunamaanisha kuanzia jinsi kliniki yako inavyofanya kazi kweli, kubuni faragha tangu mwanzo na kujenga katika hatua ambazo timu yako inaweza kujifunza na kuamini.

Ikiwa unapanga mfumo wa kuweka nafasi, zungumza nasi. Tutauliza jinsi kliniki yako inavyofanya kazi, tutapendekeza toleo la kwanza na kukupa anuwai ya uaminifu, ikiwa ni pamoja na wakati kifaa kilichopo kingekuhudumia vyema zaidi.